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「1on1」の勘所:❸-1 導入を検討するなら

延べ 6 万人以上への 1on1 導入支援で分かった ビジネスコーチ(株)の成功する「1on1」のポイントとは

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1on1 導入を検討する際にまず悩むのが、“何から手をつければよいのか”ではないでしょうか。
今回からは、2 回にわたって 1on1 がうまくいく企業のポイントから 1on1 を推進していく際のスケジュールイメージまでをご紹介し、第 1 回では、うまくいく企業のポイントや押さえるべきポイント、頻出お悩み事例の上司版をお伝えいたします。



                 ~目次~
          1.1on1 が効果的に機能している企業の共通点
          2.1on1 導入時に押さえるべきこと
          3.1on1 導入中に出てくる頻出お悩み事例(上司)
          4.まとめ

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1.1on1 が効果的に機能している企業の共通点

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①1on1 導入に関してトップ(経営幹部)がコミットしている
1on1は強制的に行うものではありませんが、導入当初はある程度の推進力(強制力)が必要です。トップ(経営幹部)の声により、現場も 1on1 導入が重要度の高い取り組みだと認識するようになり、事務局としても導入のための取り組みに対して経営層より承認を得やすくなります。

経営層の中には、「1on1 によるコミュニケーションの質の向上が、経営改善にどう結びつくのかイメージができていない」、「そもそもあまり危機感を感じていない」などの理由から 1on1 導入に反対の意見を持たれる方もいらっしゃるかと思います。 そういった場合には、他社事例を参考にしたり、外部にアドバイスを求めたりするなどの対策を練ることが効果的です。

②意義や重要性を深いレベルで理解している
1on1 導入~定着までには時間も工数もかかります。 現場の上司は“ただでさえ忙しいのに...”と思っているなかでのスタートになることがほとんどですので、上司の方々が 1on1 を実施する意義や重要性をきちんと理解し、必要性を感じていただくことが必要になります。 また、1on1 を受ける側である部下にも、意義や重要性を理解してもらうことが重要です。

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普段 1 対 1 で上司と対話をする機会がなかった部下ほど、1on1 に対して警戒してしまい、1on1 をしても表面上の対話で終わってしまったり、“話すことはありません”と対話がそこで終了してしまったりする可能性もあります。評価につながる対話の場ではないこと、部下のための時間で安心安全の場であることをきちんと伝えることを、上司の皆さんは意識しましょう。

③中長期的なスパンで成果につなげていくことを見据えた計画を立てている
1on1 の導入後、成果が見え始めるのは半年~1 年後と言われています。1on1 は上司部下間の信頼関係構築により、本音で話せるベースが創られて初めて、成果につながる対話が可能になります。
忙しいなか合間を縫って 1on1 を行うわけですから、短期スパンでの成果を求めたくなるのは当然ですが、中長期的な目線で成果までのプロセスを検討し、進めていくことが重要です。そしてこの 1on1 の定着こそ、部下や組織を成長させ、私たちを「忙しい」「時間がない」という言葉から解放してくれるのです。

④事務局の皆様が、現場での 1on1 導入を円滑に進めるための「明確な運用ルール(ガイドライン)」を策定し、「1on1 に関するフィード
 バックの仕組み」などを構築・提示できている
1on1 で学ぶ考え方やスキルには、普段あまり実践できていないようなものが多くあります。導入研修などで学習してすぐの場合は記憶に新しく、また刺激もあるため、現場は適切な考え方・スキルを用いて実践をしようとしますが、日が経つにつれて、仕事に忙殺されて実践頻度が落ちてしまったり、やり方が自己流になってしまったりと、効果が薄れてしまう傾向にあります。
1on1 導入時には、“頻度”や“1 回あたりの所要時間”、“1on1 で話すテーマ”など運用ルール(ガイドライン)をきちんと定めるだけでなく、定期的な上司・部下双方に対するアンケートの実施で、1on1 の実践状況を事務局側で把握しつつ対策をとることが、定着・浸透に向けて重要になってきます。

⑤スキルアップのためのトレーニング機会を継続的に設けている
上記④にも記載したように、1on1 の導入から時間が経つにつれて、効果的なやり方で1on1 が実践できず、成果が出にくくなったり、部下が 1on1 に苦手意識を持ってしまったりする可能性が大きくなっていきます。
導入研修実施後も、上司・部下に対するアンケートの結果をもとに、復習の場としてのトレーニングや社内勉強会、応用スキルトレーニングを実施するなど、上司が学びを活かし、スキルアップできる機会を 1on1 導入の段階から検討しておくことが重要です。
上司にとっても、定期的なトレーニングの機会が用意されていることで、“会社として支援してくれている”ことへの安心感や、1on1 に対するモチベーションの持続にもつながりやすくなるでしょう。

2.1on1 導入時に押さえるべきこと

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①推進担当者の選定
1on1 を推進していくには、ある程度の工数がかかるもの。これからご紹介していく運用スケジュールの検討、ハンドブックの作成、定期的なアンケートの項目検討・結果の集計など、1on1 運用の準備に時間がかかるものも出てくるでしょう。
基本的には人事部の方が推進担当として対応されていることがほとんどですが、担当される人事部の中でも、採用担当と分けるなどの明確な役割分担をされたほうが、個々の負荷も減り、対応しやすくなるでしょう。

②実施目的・対象範囲の検討
推進担当者が確定した後、1on1 を実施する目的やゴールを明確にしたうえで、対象となる部門などの範囲を選定しましょう。
実施目的やゴールの明確化は、今後取り組みを進めていくうえでも非常に重要なポイントになります。
対象範囲の検討に関しては、目的やゴールによっては全社で導入したほうが良い場合もあれば、いくつかの部門のみで実施するのが適当な場合もあるなど、各社様々です。
目的やゴールイメージは全社に係わるものではあるものの、いきなり全社導入が難しい、といった企業も少なくないため、各社状況に合わせて導入範囲を検討しましょう。
しかしここで重要なことは、上位レイヤーの方々の理解は常に不可欠である、ということです。下位レイヤーの管理職者が取り組んでいるにも関わらず、「何をしてるの?大変だね~」「そんなことして効果あるの?」「別のことに時間を使ったらどうだ」など、無理解から水を差されてしまうと、取り組みの動機も挫かれてしまいます。上位者は推進者の背中をしっかりと押してあげる、取り組みに共感し支援してあげることを大切にしてください。

③1on1 運用スケジュールの検討
1on1 導入~定着に向けて取り組むうえで、どのタイミングで何に取り組んでいくかをイメージしておくことが重要です。
【5.1on1 導入におけるスケジュールイメージ】でも紹介しますが、他社事例や外部の意見も参考に自社としてどう取り組んでいくかを検討してみるのも良いでしょう。

④運用ルール(ガイドライン)に沿ったハンドブックの作成

1.の④でもお伝えしましたが、運用ルールを現場の上司や部下が好きなタイミングで確認できる、また 1on1の意義や実施方法など、1on1を実践する上で必要な情報が手元にある状態を作ることで、現場に 1on1 が浸透しやすくなります。 上司向け・部下向けをそれぞれ分けて作成し、実施の状況に応じて FAQ を増やしていくなど、その会社独自のルールや 1on1 に関する参考情報がまとめられたものを用意することをお勧めします。

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⑤1on1のフィードバックとしての定期的なアンケートの項目設定

こちらも1.の④で触れていますが、1on1 の実施状況を事務局側が把握し、それに対して適切な対応をできるかどうかが 1on1 定着のカギとなります。
上司は気づかぬうちに間違った考え方やスキルの使い方をしてしまっているケースがありますが、部下と 1 対 1 の対話のため、ほとんど指摘されることがありません。
この部分をカバーするために、上司・部下それぞれに対して、定期的にアンケートを取り、上司と部下の認識に相違が出ていないか、今どんなことが達成出来ていて、どんなことに困っているのかを把握し、それに対する新たなトレーニングの検討や上記2.の④のハンドブックへの追記など、対策を取っていきましょう。
アンケートに関しては、状況の変化を見るために最短 1 か月~2、3 か月に 1 度の頻度で取っている企業が多いですが、基本のアンケート項目は変えず、状況に応じて、数問だけ項目の内容を変えるようにすることがポイントです。

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3.1on1 導入中に出てくる頻出お悩み事例(上司)

<1on1 の目的と定義編>
1on1 に時間を取られて、自分の仕事が回らない
→本来は、部下の育成・マネジメントが上司に求められる仕事です。  
 1on1 の目的は部下の気づきから自律的な行動・成長を促し、仕事の成果を最大化することであり、そのために部下に向き合うことも上司
 の重要な仕事です。1on1を仕事の成果最大化のための投資と捉えて、取り組みましょう。

1on1 をやってみたが、効果を感じられない
→1on1 の主体は部下ですので、部下にとって効果が実感できているかが重要です。また、上司側は部下に比べて効果を感じにくいと言われ
 ています。定期的に行われるアンケートの結果を見たり、部下に対して率直に「私との 1on1 は役に立っている?」と聞いてみたりしても
 よいでしょう。

<スキル編:上司>
1on1 で部下が沈黙してしまった場合は、どうしたらよいのか
→部下が沈黙してしまう理由は 2 種類あります。いずれかを見極めながら対応してみましょう。
 【1】部下の思考が停止している場合
    上司の質問に対して、部下が完全に思考できていない状況です。
    「質問は理解できた?」などと理解度を確認したり、他の切り口から質問し直したりすることで、部下の思考を促しましょう。

 【2】部下が思考中の場合
    上司の効果的な質問によって、部下の思考が深まっている可能性があります。
    沈黙であること自体に不安になるかもしれませんが、部下の発言を待ちましょう。

自分が先に答えを伝えたくなってしまった場合、もしくは、部下から答えを求められた場合、答えを伝えてもいいのか
→部下が答えを求める内容の「緊急度合い」によって対応方法を変えましょう。解決の緊急度が高い場合には、具体的な解決策を上司から  ティーチングしたり、指示したりすることも必要かつ有効です。  
 一方で、解決の緊急度が高くない場合には、すぐ答えを伝えるのではなく、解決策につながるヒントを提案しながら、部下が考えるよう  にして気づきを促しましょう。

<その他:上司>
1on1 では、あらかじめ決められたテーマしか話してはいけないのか
→基本的には、あらかじめ決められたテーマを取り扱って部下と対話しましょう。ただ、1on1 実施の目的を踏まえたうえで必要と判断した
 場合には、上司の判断で決められたテーマ以外のテーマを扱うことも問題ありません。

1on1 のテーマに沿って対話しようとするが、毎回途中から雑談になってしまい、本来の目的に沿った 1on1 ができていない
→「雑談になっているね」とさりげなく言って、仕切り直しをしてみましょう。1on1 をする際の対話の STEP をイメージしながら、軌道修
 正をするのがお勧めです。

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上記 STEP は 1on1 で部下の思考を広げ、考えを引き出すのに効果的な実践方法です。 ここでは 7 つの STEP でご紹介しておりますが、
①部下の「テーマ・現状」を聴き、
②部下に「理想の状態」をイメージしてもらうことで現状とのギャップに気付いていただき、
③その「ギャップに対する解決策」を立ててもらう、
と考えていただくと、STEP の進め方が分かりやすいでしょう。

次回第 2 回(❸-2)では、部下版をご紹介しております。
ぜひそちらも併せてご確認ください。

4.まとめ

ここまでいかがでしたでしょうか。
次回後半戦である第 2 回(❸-2)では、部下の頻出お悩み事例や実際に 1on1 を導入し推進していく際のスケジュールイメージをご紹介しておりますので、参考にしていただければ嬉しく思います。

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